Utlämnande av allmän handling till annan myndighet

Återlämnande ska ske till den statliga arkivmyndigheten, om inte arkivmyndigheten beslutar att handlingarna ska återlämnas till den myndighet handlingarna härrör från. Av 15 § framgår att den som begär ut en allmän handling (som inte är hemlig) har rätt att ta del av denna ”på stället”, förutsatt att detta inte möter ”betydande hinder”.

17 § första stycket tryckfrihetsförordningen och 2 kap. I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess.Av 2 kap. 15 och 16 §§ tryckfrihetsförordningen (TF) finns regler om allmänna handlingars utlämnande.

När blir det en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt tryckfrihetsförordningens definition är inkommen dit eller upprättad där. Därefter ska vi ta ställning till om handlingen är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Dessa finns i OSL, offentlighets- och sekretesslagen.

Det enskilda organet ska årligen rapportera sin planering och kontroll av förvaringen till den statliga arkivmyndigheten (rapporteringsskyldighet).Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan med stöd av 8 kap.

När det har konstaterat att handlingen förvaras hos myndigheten, det vill säga att myndigheten har möjlighet att ta del av handlingen, då är den första tegelstenen lagd för att ta ställning till huruvida handlingen är allmän.

I lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).I fråga om allmänna handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar finns bestämmelser i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.

En handling som är inkommen till myndigheten har någon annan skickat in.

Lag (2018:1924).2 §  Allmänna handlingar som har överlämnats för förvaring hos ett enskilt organ får inte avhändas på annat sätt än vad som följer av denna lag eller arkivlagen (1990:782).

Allmänna handlingar från statliga myndigheter

Överlämnande, förvaring och återlämnande

Förutsättningar för överlämnande och förvaring

3 §  Regeringen får besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där utan att handlingarna upphör att vara allmänna om
   1.

det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten.Förvaras allmänna handlingar hos ett enskilt organ med stöd av föreskrift enligt första stycket får regeringen föreskriva att handlingarna får överlämnas till ett annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om förutsättningarna enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda.3 §  Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma förutsättningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna.

Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna

4 §  Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tillsyn av dessa organs arkiv finns i arkivlagen (1990:782).5 §  Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet.Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts såvida det inte av omständigheterna klart framgår att tilläggen gjorts av det enskilda organet.6 §  Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen, kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige om det enskilda organets organisation eller arbetssätt på grund av konkurs, fusion, försäljning av verksamhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eller 3 § överlämnade handlingarna.

Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten

7 §  Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i 2 kap.

tryckfrihetsförordningen finns bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar. Det är alltså inte så att myndigheter måste publicera alla sina allmänna handlingar på något tillgängligt ställe, exempelvis bibliotek eller internet. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.

Publicerad 24 mar 2025